Tự Động Hóa Có Thể Hiệu Quả Đến Cả Dịch Vụ Trông Trẻ

By blog

Đồng sáng lập của Trusting Connections Nanny Agency, Rosalind Prather và nhân viên của cô từng ngập đầu trong các tác vụ quản lý, như việc thu thập và tìm kiếm thông tin về gia đình khách hàng, tuyển dụng người giữ trẻ, xem giấy tờ và lên lịch, hẹn cuộc gặp…

Đó là cuộc sống rất điển hình của những ông chủ doanh nghiệp nhỏ, họ dành 68% thời gian để quản lý những tác vụ thường nhật – thay vì tập trung vào chiến lược kinh doanh và mục tiêu, theo như số liệu từ cuộc khảo sát của The Alternative Board, một tổ chức dành cho những người chủ doanh nghiệp.

Nhưng với Prather, cách sống đó đã thay đổi khi bà tiếp nhận phần mềm tự động hóa để làm những việc quản lý cho mình. Những ngày tốn công dường như không còn nữa

“tôi không biết làm sao mà chúng tôi đã sống sót qua điều đó nữa”, Prather nói, người có doanh nghiệp đặt tại Tucson, Arizona và Southlake, Texas. “Nó như kiểu rất nhiều checklist công việc, rất nhiều giấy tờ. Giống như viết một email đi lại nhiều lần. Như rất nhiều sai sót xảy ra”.

Sau 3 tháng sử dụng Infusionsoft, Prather phát hiện rằng tự động hoá đã biến doanh nghiệp của cô trở nên hiệu quả hơn, cô có thể chuyển công việc trợ lý văn phòng ngốn 20 tiếng một tuần của mình thành thời gian cho công việc khác ý nghĩa hơn.

“Chúng tôi có thể làm công việc của mình tốt hơn. Trước kia, chúng tôi chỉ cố gắng tồn tại”.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ không cần phải trả lời mỗi email cách cá nhân, thu thập thông tin khách hàng vào notes hay bảng danh sách, theo đuổi sổ sách giấy tờ, hay gọi điện cho khách hàng về các cuộc họp, nhắc nhở… Tự động hóa sẽ làm những việc này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian – đồng nghĩa với tiền bạc.

Sau đây là một cái nhìn trước – và –sau với tự động hóa tác vụ quản lý:

Trước: thông tin khách hàng được lưu trữ ở nhiều nơi

Sau: mọi thông tin và ghi chú được lưu trữ cùng một nơi

Các gia đình tìm kiếm người giữ trẻ được yêu cầu hoàn thành một bản form đăng ký trên website của Trusting Connections. Thêm vào những thông tin cơ bản – thông tin nhà cửa, nhu cầu y tế của trẻ, liên hệ khẩn cấp – form này yêu cầu cha mẹ miêu tả cách tiếp cận của họ với những vấn đề như dinh dưỡng, nuôi dạy và thói quen của trẻ

Khi form được hoàn thành, những phản hồi được tự động update vào cơ sở dữ liệu quan hệ khách hàng CRM trong Infusionsoft. Trước khi sử dụng phần mềm, Prather từng phải thiết lập những hệ thống riêng biệt, không thể lưu trữ mọi thông tin trên một database. Bây giờ, bà nói, “khi tôi nhìn vào lưu trữ của một gia đình, tôi có mọi thứ tôi cần”.

Trước: người giữ trẻ được thuê, huấn luyện thông qua quá trình thủ công

Sau: review, nhắc nhở và xác nhận lịch diễn ra tự động

Vì yếu tố an toàn và những lí do hợp pháp, người giữ trẻ làm việc cho Trusting Connections cập nhật thông tin bảo hiểm xe, giấy tờ đăng ký, cũng như kỹ năng cấp cứu và các chứng chỉ CPR. “Nếu chúng tôi có những người giữ trẻ không được đào tạo và có chứng chỉ, đó sẽ là vấn đề luật pháp rất nghiêm trọng”, Prather nói.

Trước khi sử dụng tự động hoá, các nhân viên phải kiểm tra mỗi dữ liệu cá nhân của người giữ trẻ xem liệu chứng chỉ có hết hạn và gửi nhắc nhở bằng tay để yêu cầu họ cập nhật chứng chỉ.

Giờ đây các ngày hết hạn được theo dõi tự động bằng phần mềm, người giữ trẻ sẽ nhận một email nhắc nhở làm mới giấy tờ một tháng trước khi hết hạn. Phần mềm này cũng nhắc nhở nhân viên khi hạn còn 1 tuần để tránh khỏi trường hợp người giữ trẻ làm việc mà không có giấy tờ hợp lệ.

Yếu tố tự động cũng giúp Trusting Connections giải quyết những tác vụ liên quan đến tuyển dụng và huấn luyện, như gửi email xác nhận phỏng vấn và những phiên họp định hướng…

Trước: tư vấn được xác nhận bằng email qua lại

Sau: họp tư vấn được xác nhận trong vài giây

Prather gọi các gia đình để hẹn tư vấn trước khi giới thiệu người trông trẻ phù hợp. Trong những ngày trước khi có tự động hoá, bà thường nhấc điện thoại và đánh email cho một gia đình, xác nhận thông tin tư vấn và gửi form để họ hoàn thành trước. Bà cũng gửi tay từng email đến các thành viên trong nhóm về tên của khách hàng mới, thông tin và địa chỉ, thời gian cuộc hẹn tư vấn…

Mỗi email mất khoảng 5 phút để viết… có vẻ không quá nhiều— nhưng rồi một ngày Prather nhận ra bà có thể gửi những email đó chỉ trong vài giây, không phải vài phút.

Với phần mềm tự động, Prather nhập chi tiết tư vấn vào form nội bộ. Form tự động này sẽ kích hoạt 2 email: gia đình nhận thư xác nhận và thành viên trong nhóm nhận thư thông báo về cuộc hẹn tư vấn.

“Tôi đi từ 5 phút xuống chỉ còn 3 giây”, bà nói.

Tagged under: