Tự Động Hóa Tiết Kiệm 20 Giờ Làm Việc Mỗi Tuần

By Automation, Marketing

Vận hành một Tổ chức kết nối các “Bảo Mẫu” bao gồm rất nhiều công việc liên quan đến trông trẻ.

Nhà đồng sáng lập Rosalind Prather và nhân viên vô cùng bận rộn vì phải quản lý rất nhiều công việc hành chính như thu thập và xử lý thông tin về khách hàng là các gia đình, tuyển dụng và thuê bảo mẫu, kiểm tra giấy tờ, xếp lịch và xác nhận những cuộc họp.

Theo khảo sát của “The Alternative Board”, một tổ chức dành cho những chủ doanh nghiệp nhỏ, thì đây chính là cuộc sống của một chủ doanh nghiệp nhỏ. Họ thừa nhận rằng họ dành 68% thời gian của mình quản lý những công việc hằng ngày cho doanh nghiệp của họ thay vì làm việc với chiến lược và mục tiêu.

Nhưng Prather cho rằng, vì phong cách sống đang dần thay đổi nên cô ấy tận dụng phần mềm làm phần lớn các công việc hành chính cho mình. Cách làm việc thủ công gần như không nằm trong suy nghĩ của cô ấy nữa.

“Tôi không biết chúng ta đã tồn tại như thế nào”, Prather ( chủ của một công ty đang hoạt động tại Tucson, Arizona và Southlake, Texas) nói. “Chúng ta đã phải ôm rất nhiều các bảng danh sách liệt kê, hàng tá nhiệm vụ và vì vậy lãng phí rất nhiều giấy. Chúng ta đã phải viết đi viết lại rất nhiều lần một cái email. Có vẻ như là chúng ta đã mắc rất nhiều sai lầm.”

Sau ba tháng sử dụng phần mềm InfusionSoft, Prather nhận thấy rằng tự động hóa đã giúp cho việc kinh doanh của cô ấy trở nên hiệu quả hơn rất nhiều và giúp cho người trợ lý văn phòng của cô ấy, thay vì phải làm công việc văn phòng 20 giờ một tuần, làm những việc có ý nghĩa hơn.

“Chúng tôi có thể  làm cái mà chúng tôi làm, tốt hơn,” cô ấy nói. “Trước đây, chúng tôi chỉ giậm chân tại chỗ, cố gắng để tồn tại”

Những chủ doanh nghiệp nhỏ không cần phải tự mình trả lời từng email, lưu lại thông tin khách hàng vào giấy hay bảng tính, chạy theo những công việc giấy tờ, hoặc liên tục gọi điện nhắc nhở khách hàng về những cuộc hẹn. Tự động hóa những công việc nhỏ giúp những chủ doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian và điều đó đồng nghĩ với việc tiết kiệm nhiều tiền hơn.

Dưới đây những công việc hành chính đối trước và sau khi TỰ ĐỘNG HÓA,  của công ty Kết nối bảo mẫu:

Trước: Thông tin liên lạc của  khách hàng được lưu trữ ở nhiều nơi.

Sau: Tất cả những thông tin liên lạc và ghi chép và lưu giữ ở một nơi.

Nhiều gia đình đang tìm thuê một bảo mẫu được yêu cầu điền đơn đăng ký trên trang web của công ty. Ngoài những thông tin cơ bản như thông tin hộ gia đình, những nhu cầu về sức khỏe của trẻ, thông tin liên lạc trong trường hợp khẩn cấp, đơn đăng ký còn yêu cầu bố mẹ miêu tả cách họ dạy con, cho đến những chủ đề như dinh dưỡng, kỷ luật và thói quen hằng ngày.

Khi họ hoàn thành việc điền đơn, các câu trả lời được tự động nhập vào cơ sở dữ liệu Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM) trong Infusionsoft . Trước khi sử dụng phần mềm này, Prather đã ráp những hệ thống lại với nhau, nhưng không lưu trữ được hết thông tin trong cùng một cơ trỡ dữ liệu. Bây giờ, cô ấy nói, “Khi tôi nhìn vào hồ sơ của một gia đình, tôi có mọi thứ tôi cần.”

Trước: Các cô bảo mẫu được đánh giá, thuê và đào tạo thông qua các quá trình thủ công.

Sau: Việc tổng kết, nhắc nhở, và xác nhận diễn ra một cách tự động.

Vì lý do an toàn và pháp lý, việc những bảo mẫu làm việc cho ‘Trusting Connections'(tên công ty kết nối bảo mẫu) phải có giấy đăng ký xe và bảo hiểm xe có hiệu lực, cũng như là chứng chỉ sơ cứu và chứng chỉ hồi sức tim phổi CPR . “Nếu bảo mẫu của chúng tôi không được đào tạo và có bằng cấp, thì đó là một vấn đề lớn,” Prather nói.

Trước khi công ty áp dụng phần mềm tự động hóa, nhân viên đã phải kiểm tra về hiệu lực của các loại giấy chứng nhận trong hồ sơ của từng bảo mẫu và thủ công gửi thư nhắc nhở họ cập nhật lại bằng cấp của mình.

Giờ đây, ngày hết hạn của chứng chỉ sẽ được theo dõi bằng phần mềm, bảo mẫu nhận email tự động nhắc họ làm mới giấy tờ của họ một tháng trước khi hết hạn. Phần mềm cũng thông báo cho nhân viên một tuần trước ngày hết hạn để phòng trường hợp bảo mẫu làm việc mà không có giấy tờ hợp lệ.

Chuỗi email tự động cũng hỗ trợ công ty Kết nối bảo mẫu giải quyết những công việc nhàm chán như: tuyển dụng và đào tạo bảo mẫu, gửi thư xác nhận phỏng vấn và tham dự  những buổi định hướng nghề nghiệp.

Trước: Việc tư vấn được xác nhận qua nhiều email.

Sau: Việc tư vấn được xác nhận trong vài giây.

Prather xếp lịch cho buổi tư vấn tại nhà trước và gửi bảo mẫu phù hợp đến cho họ. Trong những ngày trước khi gửi email tự động, cô ấy gọi điện thoại và viết một email gửi cho gia đình, xác nhận chi tiết của buổi tư vấn và gửi trước cho gia đình những mẫu đơn để hoàn thành. Cô ấy cũng thủ công gửi thư cho nhân viên tư vấn , trong đó bao gồm tên của khách hàng mới, địa chỉ và thời gian của buổi tư vấn.

Mỗi bức thư mất khoảng năm phút để viết, việc mà dường như không ai thích – cho đến khi Prather nhận ra rằng cô ấy có thể gửi một bức thư điện tử chỉ trong vài giây, chứ không phải là vài phút.

Với phần mềm tự động, Prather giờ đây có thể nhập những chi tiết của buổi tư vấn vào đơn đính kèm theo email. Sau khi gia đình điền đơn, sẽ có hai email gửi đến họ. Một email xác nhận được gửi đến gia đình, một email thông báo buổi tư vấn gửi đến nhân viên tư vấn.

Và nhờ có những trường kết hợp hiển thị tên và địa chỉ từ mẫu đơn đính kèm trong email, Parther đã tự động có một email gửi cho khách hàng. “ Từ năm phút bây giờ tôi chỉ mất ba giây cho một email,” cô ấy nói.    

Amy Saunders – Infusionsoft Việt Nam dịch và chú giải

Tagged under: