Hướng Dẫn Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng

Bán hàng tự động là rất tuyệt vời. Nếu được làm đúng, nó vừa giúp cho người bán hàng xây dựng mối quan hệ lâu dài với những khách hàng và khách hàng tiềm năng – vừa giúp họ làm việc có tổ chức, theo dõi khách hàng tiềm năng, và tiết kiệm thời gian quý báu.

Một quy trình bán hàng tự động, được xây dựng bởi phần mềm tự động như Infusionsoft, giúp người bán hàng dẫn đường cho các khách hàng tiềm năng xuyên suốt quá trình bán hàng. Khi những khách hàng tiềm năng đi từ giai đoạn này của quy trình bán hàng đến giai đoạn tiếp theo, những email tự động được kích hoạt, đảm bảo những người bán hàng giữ liên lạc bằng những cách giao tiếp phù hợp với từng khách hàng mà không cần phải nhớ khi nào chăm sóc ai hay ngồi đánh máy từng email. Khi quá trình bán hàng được theo dõi và email được gửi đi tự động, người bán hàng sẽ không mất cũng như không phải ghi chú lại tình trạng của mỗi khách hàng. Do đó, bạn có một tầm nhìn rõ ràng hơn về doanh thu sẽ được tạo ra từ quy trình bán hàng của bạn và có thông tin cần thiết để cải thiện quy trình bán hàng.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn tổng quát về trình tự quy trình bán hàng tự động. Về hướng dẫn chi tiết hơn về tự động hoá quy trình bán hàng của bạn, hãy tải e-book của chúng tôi, “Trong quy trình bán hàng: Giữ, chuyển đổi và chốt nhiều khách hàng tiềm năng hơn trong thời gian ngắn hơn nhờ có tự động.”

Theo dõi những cơ hội bán hàng

Trong Infusionsoft, sự tiến triển của môt khách hàng tiềm năng trọng quá trình bán hàng được theo dõi như một bảng theo dõi cơ hội. Bảng theo dõi cơ hội này giúp người bán hàng trong 2 theo cách quan trọng:

1. Bảng theo dõi cơ hội cung cấp một cái nhìn tổng quát về nơi mà những khách hàng tiềm năng đang đứng tại quy trình bán hàng. Ví dụ, một số khách hàng triển vọng trong giai đoạn Liên lạc, đây là lúc người bán hàng cố gắng tiếp cận họ, và những người khác ở giai đoạn được Công nhận, đây là lúc người bán hàng biết được rằng những người khách hàng triển vọng có điều điều kiện mua hàng từ công ty bạn và đang chuẩn bị chốt sales.

2. Bảng theo dõi cơ hội giúp người quản lí bán hàng quản lí các hoạt động chăm sóc khách hàng tiềm năng cần thiết bằng cách theo dõi thời gian để biết khi nào thì cần chăm sóc tiếp. Từ việc tận dụng những cơ hội, người bán hàng có thê biết được bao nhiêu người đang ở giai đoạn nào của quá trình bán hàng và biết được khách hàng tiềm năng nào cần được ưu tiên ( đây là những người thực hiện hành động tiếp theo trong ngày hôm nay). Đây là một ví dụ về bảng theo dõi cơ hội tại Infuisionsoft.

Các giai đoạn trong quy trình bán hàng

Tất cả những gì về tự động hóa quy trình bán hàng là chuyển khách hàng từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Để hiệu quả, các giai đoạn bán hàng cần được xác định rõ ràng, với từng giai đoạn đại diện cho một cột mốc quan trọng trong quy trình bán hàng.

Doanh nghiệp của bạn thuộc mô hình gì không quan trọng: mỗi một người bán hàng cần xác định liệu khách hàng tiềm năng đó có khả năng mua hàng, dịch vụ của công ty hay không. Tuy nhiên, để có được một người có khả năng mua hàng đòi hỏi rất nhiều lần liên lạc và nói chuyện. Trong ví dụ dưới đây, việc đánh giá một người có đủ khả năng hay không trải qua 3 giai đoạn:

  • Liên lạc: Khi khách hàng tiềm năng ở trong giai đoạn này,  người đó được xem là một cơ hội mới và người bán hàng thất bại trong nỗ lực liên lạc với người đó.
  • Tương tác: Người bán hàng nói chuyện lâu với khách hàng nhưng vẫn đang xác định liệu người đó có khả năng hay không
  • Được công nhận: Người bán hàng quyết định rằng khách tiềm năng này nên chuyển sang bước tiếp theo của quy trình bán hàng.

Dưới đây là quy trình bán hàng tại Infusionsoft (để nhận được giúp đỡ trong việc thiết lập quy trình bán hàng, vui lòng xem những hướng dẫn này)

Trong ví dụ này, mỗi mục tiêu (được thể hiện trong từng vòng tròn bên trên) kích hoạt những email và công việc tự động khi người bán hàng chuyển người khách triển vọng từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo. Việc tự động này chỉ là công cụ của người bán hàng– được dùng để làm những gì mà người bán hàng nên làm. Ví dụ, bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là người bán gọi điện cho khách hàng tiềm năng. Nếu người bán không thể tiếp cận được người đó, người bán hàng ấy nên gửi một email chăm sóc. Với bán hàng tự động, email được tự động gửi khi người bán hàng chuyển người khách tiềm năng vào giai đoạn Liên lạc.

Viết email cho quy trình bán hàng

Việc viết những email để gửi tự động trong suốt quá trình bán hàng bao gồm việc nghĩ đến họ đã giao tiếp như thế nào và sẽ giao tiếp như thế nào với công ty của bạn. Để đảm bảo email của bạn phù hợp với họ khi nhận được  – hãy suy nghĩ bạn nên và không nên nói gì trong giai đoạn này. Ví dụ, trong giai đoạn Liên lạc, bạn không thể cho rằng công ty của bạn là phù hợp tuyệt đối với nhu cầu của họ vì bạn chưa hề nói chuyện với người họ để xác định được họ có đủ khả năng hay không.

Trước khi viết một email, hãy trả lời 6 câu hỏi dưới đây:

  1.   Email này nên được kích hoạt vào giai đoạn nào của quy trình bán hàng?
  2.   Chuyện gì sẽ xảy ra trong giai đoạn bán hàng tiếp theo?
  3.   Email này sẽ được gửi vào thời gian nào?
  4.   Thông tin nào người khách triển vọng đã nhận được trước email này?
  5.   Điều gì tôi có thể chắc chắn đúng 100% trong giai đoạn này?
  6.   Điều gì không nên đề cập đến trong gia đoạn này?

Mỗi một email cần được gửi từ người bán hàng và không cần thiết phải có nội dung hấp dẫn. Thật ra một email hấp dẫn có thể làm cho khách hàng nghi ngờ không biết nó có phải do người bán hàng viết hay không. Email tự động hiệu quả nhất khi người ta không nhận ra nó là email tự động.

Liên lạc bằng những email tự động

Hãy tìm hiểu kĩ về giai đoạn Liên lạc trong quy trình bán hàng, giai đoạn mà người bán hàng nỗ lực liên lạc được với khách hàng tiềm năng. Trong ví dụ này, tại Infusionsoft, quá trình Liên lạc bao gồm việc gửi 4 email trong một tháng:

Mỗi một email này có hai nội dung:

  1.   Người bán hàng liên lạc với người khách hàng tiềm năng qua điện thoại.
  2.   Khách hàng tiềm năng không nghe điện thoại (nếu không, họ đã được chuyển đến giai đoạn Tương tác.)

Trong những email này, bạn sẽ chú ý thấy trường thông tin liên kết dành cho “người sở hữu” (owner). Khi email được gửi, những trường thông tin này sẽ được thay thế bởi tên của người bán hàng được chỉ định cho cơ hội này. Không quan trọng đội bán hàng của bạn có bao nhiêu người. Tất cả những khách hàng tiềm năng đều nhận được cùng một email, được “gửi từ” người bán hàng đang làm việc với họ.  Bạn cũng sẽ thấy những trường thông tin liên kết là một ngày nào đó trong tuần, giúp cho email được cá nhân hoá, chứ không phải email tự động.

Hãy nhìn vào từng email trong 4 email dưới đây.

Liên lạc #1: Vừa gọi thử cho bạn

Email này được gửi ngay sau khi người bán hàng chuyển người khách hàng tiềm năng sang giai đoạn Liên lạc và không gọi điện được cho họ

Tiêu đề: Vừa gọi nhỡ cho bạn

Nội dung:

Xin chào [tên khách hàng],

Tôi là [tên] với Acme Widgets. Tôi vừa gọi cho bạn qua số [ số điện thoại] nhưng không gọi được.

Tôi gọi để hỏi xem liệu bạn có hài lòng với giải pháp của chúng tôi không. Tôi sẽ gọi lại cho bạn trong vài ngày tới, nhưng tôi muốn báo trước cho bạn.

Hãy thoải mái phản hồi ý kiến của bạn.

Chúc một ngày [ngày trong tuần]vui vẻ,

[Tên đầy đủ của bạn]

Số điện thoại của bạn

Liên lạc #2: Không liên lạc được với bạn

Email này được lên lịch gửi vào một buổi sáng trong tuần một tuần sau khi khách hàng tiềm năng được chuyển đến giai đoạn Liên lạc. Điều duy nhất chúng tôi biết là khách hàng này chưa được chuyển đến giai đoạn Tương tác và người bán hàng đã thực hiện cuộc gọi. Lưu ý rằng chúng tôi mở đầu thư bằng lời chào “Chào buổi sáng” sẽ làm cho bức thư tự động này mang tính chất thời gian và cá nhân – như thể người bán hàng đã ngồi xuống vào buổi sáng để viết nó.

Tiêu đề: Hy vọng liên lạc được bạn

Nội dung:

Chào buổi sáng, [tên khách hàng]!

Tôi là [ tên bạn] từ công ty Acme Widget. Tôi đã cố gắng gọi điện cho bạn để trao đổi với bạn liệu giải pháp của chúng tôi có phù hợp không. Tôi vẫn chưa liên lạc được với bạn, nhưng tôi vẫn muốn bạn biết rằng tôi vẫn đang nghĩ về bạn!

Hãy thoải mái phản hồi ý kiến của bạn nếu bạn muốn trao đổi.

Chúc một [ngày trong tuần]vui vẻ

[Tên đầy đủ của bạn]

[Số điện thoại của bạn]

Liên lạc #3: Tôi có nên dừng lại ?

Email này được gửi vào một buổi chiều hai tuần sau khi khách hàng tiềm năng được chuyển đến giai đoạn Liên lạc. Một lần nữa,  điều duy nhất chúng tôi biết là khách hàng này chưa được chuyển đến giai đoạn Tương tác và người bán hàng đã thực hiện cuộc gọi. Vì email này được gửi vào cuối ngày, những trường thông tin liên kết sẽ làm cho nó email ít có tính tự động hơn. Đồng thời, chúng tôi bắt đầu tạo khoảng cách với họ vì nếu như một người cho đến thời điểm này không cảm thấy hứng thú, thì chúng tôi cần cho họ biết là chúng tôi không cần phải tiếp tục theo đuổi họ.

Têu đề: Tôi có nên dừng lại?

Nội dung:

Chào [tên khách hàng],

Tôi sắp sửa đi ra ngoài cho buổi tối [ngày trong tuần] nhưng trước tiên tôi muốn gửi email cho bạn. Tôi đã cố gắng liên lạc với bạn trong vài tuần qua nhưng tôi vẫn chưa nói chuyện được với bạn. Tôi không muốn tiếp tục quấy rầy bạn, nên tôi muốn hỏi liệu tôi có nên dừng lại và xóa tên bạn trong danh sách của tôi không. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn vẫn muốn liên lạc với tôi.

Cám ơn,

[Tên đầy đủ của bạn]

[Số điện thoại của bạn]

Liên lạc #4: Tôi bỏ cuộc

Email này được gửi vào một buổi sáng một tháng sau khi khách tiềm năng được huyển đến giai đoạn Liên lạc. Đây là email tự động cuối cùng, nên cần một chút gay gắt hơn để kích thích sự tương tác. Email này sẽ hoặc là khơi gợi khách hàng trả lời hoặc báo cho họ biết rằng bạn sẽ không liên lạc lại với họ nữa.

Tiêu đề: Tôi bỏ cuộc, [tên của bạn]

Nội dung:

Sáng nay tôi đã xem qua danh sách liên quan đến kinh doanh của mình  , [tên của bạn]. Bạn có biết rằng tôi đã cố gắng liên lạc với bạn gần một tháng nay?

Nếu tôi không liên lạc được với bạn tôi sẽ xóa tên bạn ra khỏi danh sách của tôi.

Nếu bạn quan tâm, chỉ cần trả lời email này hoặc gọi cho tôi qua số [số điện thoại của bạn]

Chúc một [ngày trong tuần] vui vẻ

[Tên đầy đủ của bạn]

[Số điện thoại của bạn]

Những giai đoạn bán hàng tiếp theo

Một khi người bán hàng liên lạc được với khách hàng tiềm năng, người bán sẽ chuyển người đó đến giai đoạn Tương tác. Trong giai đoạn này,  người bán hàng sẽ xác định liệu người đó có đủ khả năng – ví dụ, liệu công ty bạn phục vụ được cho nhu cầu của họ và liệu người đó có đủ tài chính để mua sản phẩm, dịch vụ của bạn.

Trong giai đoạn Tương tác, bạn có thể xây dựng một chuỗi tự động giống nhau để dựa vào đó bạn biết được họ chưa có đủ khả năng mua. Những email tự động có thể có những bài viết đăng blog, video hoặc những nội dung giáo dục họ về những những gì cung cấp để họ có thể xác định liệu công ty bạn có phù hợp với họ hay không.

Một khi người khách hàng tiềm năng có đủ khả năng, những chuỗi tự động của bạn là những email gửi đến họ để hướng họ đến việc mua hàng. Những email này cung cấp cho họ thông tin chi tiết về giá, so sánh, hoặc những thông tin khác mà người khách hàng tiềm năng cần để đưa ra quyết định.

Bán hàng tự động có ý nghĩa gì đối với việc kinh doanh của bạn

Một khi bạn đã tự động hoá quy trình bán hàng, bạn bắt đầu gặt hái lợi ích. Khi người bán hàng nắm bắt cơ hội và theo sát quá trình tiến triển của nó, khách hàng tiềm năng không bao giờ bị bỏ nhỡ. Hơn nữa, người bán hàng sẽ có thể thực hiện quy trình bán hàng nhanh hơn vị mọi thứ đã đâu vào đó- không còn phải xem lại ghi chú hay email để biết cần phải làm gì tiếp theo.

Từ góc độ quản lý, bạn có thể thu thập được những dữ liệu đáng tin cậy và biết đâu là nút thắt để bạn cải thiện quy trình bán hàng. Ví dụ, nếu bạn phát hiện ra rằng số lượng những khách hàng tiềm năng giảm nhiều nhất tại giai đoạn Liên lạc,  điều đó có nghĩa là bạn đang gặp một vấn đề – khác với việc mãi đến giai đoạn Đánh giá bạn mới phát hiện ra mất mát này.

Trên hết, tự động cho phép người bán hàng của bạn xây dựng mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng của họ. Điều này tác động trực tiếp đến khả năng tăng tỉ lệ chuyển đổi. Và có ai không thích có nhiều tiền hơn ?

Paul Sokol – Infusionsoft Việt Nam dịch & chú giải

Tagged under: