Chiến Thắng Dành Cho Ai Làm Chủ Được Thời Gian

Định hình được mô hình hoạt động phù hợp và thành công khi là một doanh nghiệp vừa và nhỏ là một thử thách lớn. Một bản báo cáo mới nhất của InfusionSoft và Emergent Research đều cho thấy “thời gian để làm mọi việc” là thử thách lớn nhất.

Thời gian có thể không bao giờ ở phía bạn, nhưng ít nhất công nghệ thì có thể. Phần mềm tự động hóa như Infusionsoft có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ đồng hồ cho các tác vụ tay chân, như việc phải trả lời email, theo dõi đầu mối, khách hàng và gửi hay thu thập thông tin. Nó có thể giúp bạn như thể có 10 người trợ thủ đắc lực.

Sau đây là cách để tăng hiệu quả 10X bản thân với các tác vụ tự động hóa trong kinh doanh:

  1. Trả lời yêu cầu contact

Trong một thế giới đòi hỏi sự hài lòng,2 những khách hàng tiềm năng vừa ấn vào nút “contact us” của bạn thường muốn một cái đáp lại ngay lập tức chỉ sau vài phút, không phải vài ngày hay vài giờ. Nhưng nếu bạn cứ phải vào email ấn vào inbox mỗi lần thì là điều rât tệ. Tự động hóa có thể góp phần và sẵn sàng trả lời, gửi đi một email khi form được điền đủ.

Tin nhắn không cần phải như kiểu “autoresponder”, nó có thể trông như bạn tự viết nó, đặc biệt bạn có thể dùng thời gian đếm ngược 15 phút để nói: “Xin chào …! Cảm ơn vì đã liên hệ chúng tôi! Chúng tôi đang trong cuộc họp và sẽ liên lạc với bạn ngay hôm nay”.

Đây là một trong những mánh để làm cho tự động hóa ít giống tự động hoá hơn.

  1. Gửi nội dung và thông tin

Bao nhiêu lần mỗi ngày bạn gửi khách hàng thông tin thường lệ như bảng giá, chính sách và lịch trình? Thậm chí bạn chỉ dành vài phút để email link hay file đính kèm, những phút giây đó biến thành hàng giờ… nhưng tự động hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian đó.

Email có thể được gửi thông qua việc hoàn thành một webform, như ví dụ ở trên, hoặc là một phản hồi theo thời gian thực đến email trong inbox. Với Infusionsoft, nếu bạn đăng ký một note đến contact của khách hàng, một email được viết sẵn sẽ gửi đi.

  1. Bám đuổi với đầu mối

Nó không mất nhiều thời gian và đừng để danh sách đầu mối của bạn trở nên rối rắm. Nếu bạn thường xuyên đào sâu vào inbox tìm kiếm những chuỗi email, tìm cách nhớ khi nào bạn kiểm tra gần nhất với một đầu mối, bạn đang lãng phí thời gian đấy. Tự động hóa có thể làm điều đó cho bạn.

Với phần mềm, bạn có thể tạo nên một chuỗi tự động hóa mà email được gửi đi các ngày trong tuần, hay tháng, nếu bạn đang nỗ lực xây dựng danh sách sale. Cho dù bạn gửi nội dung hay chỉ là ghi chú, tự động hóa giúp đảm bảo bạn không từ bỏ một đầu mối nào quá sớm.

Nếu phần mềm tự động gắn với công cụ quản lý quan hệ khách hàng CRM, trong trường hợp này là Infusionsoft, lịch sử email được lưu lại trong dữ liệu khách hàng để bạn có thể xem những email nào đã được gửi – cũng như những email đã được mở hay click vào.

  1. Tiếp tục với Phone Tag:

Bên cạnh những cuộc gọi tự động, bạn vẫn phải nhấc máy, xoay số và nói chuyện. Nhưng tự động hoá có thể giải quyết vấn đề nhức nhối sau: phải gọi đi gọi lại vì bạn bị gửi thẳng vào voicemail sau nhiều lần liên lạc. Bạn có thể tạo chuỗi tự động hóa mà phần mềm tự làm việc bóc tách các phone tag. Để lại lời nhắn trong hệ thống tự động với email “Sorry I missed you”, trong khi phần mềm cũng giúp nhắc nhở bạn khi đến lúc gọi điện lại.

  1. Nhận diện những đầu mối tốt nhất

Danh sách đầu mối đủ dài ngoằn khiến bạn không có thời gian để liên lạc mỗi người trong ngày. Và bạn cũng không có thời gian để gọi những đối tượng ngẫu nhiên, chỉ để liên lạc với nhưng người không thú vị – trong khi những đầu mối sẵn sàng mua hàng có thể tuột mất.

Nhập điểm cho lead, một tính năng mà phần mềm tự động có thể nhận dạng những đầu mối dễ mua hàng nhất dựa trên các đặc tính. Bạn đặt ra quy tắc cho việc tính điểm, có thể dựa trên những hành động như like nội dung, download, click link. Phần mềm này sau đó cho phép bạn xem lại trạng thái của đầu mối, giúp bạn ưu tiên những người sẵn sàng lắng nghe.

  1. Gửi báo giá

Nếu bạn trong ngành kinh doah liên quan đến báo giá, bạn có thể sử dụng tự động hóa để giảm thiểu quá trình tới lui của việc gửi thông tin này, đợi khách hàng nhìn vào nó và lặp lại quá trình sau khi báo giá biến thành một đơn hàng.

Với Infusionsoft, bạn có thể kích hoạt một quá trình tự động hoá – như kiểu nhắc nhở hay bám đuổi sau khi một báo giá được gửi đi, xem hay chấp nhận, từ chối hay chi trả.

  1. Thu thập thông tin khách hàng

Các văn phòng từng dùng cả một đội ngũ để thu thập và lọc thông tin khách hàng. Dữ liệu nhập tay đó có thể trở nên một bước ngoặt trong quá khứ nếu phần mme62 của bạn đồng bộ với CRM. Khi bạn thu thập thông tin khách hàng qua webform, một contact được tạo ra trong CRM, với mỗi vùng thông tin được tự động chuyển qua.

Thêm vào đó: tự động thu thập thông tin cũng cho phép bạn gửi thông tin ngay lập tức cho contact. Nếu contact check vào box trên form cho thấy rằng người đó thấy thú vị với lớp học chẳng hạn, phần mềm sẽ tag người đó vào danh sách email về lớp học cụ thể thay vì gắn vào list bán hàng nào đó.

  1. Gửi cuộc hẹn và những nhắc nhở sự kiện

Tự động hóa loại bỏ việc cần đến ai đó thao tác thủ công cho những nhắc nhở khách hàng về các sự kiện sắp tới. Với phần mềm, bạn có thể gửi những email tự động nhắc nhở đến trong thời gian cụ thể đặt trước, cho dù là 5 ngày trước hay 15 phút trước. Cũng như thế áp dụng được với bám đuổi với một lời cảm ơn, các bước tiếp theo hay tham khảo sự hài lòng sau sự kiện.

  1. Thu thập giấy tờ

Nếu bạn gửi khách hàng một form quan trọng để điền vào, khả năng họ quên là cao – ít nhất không phải lần đầu bạn hỏi họ. Và bạn có nhiều điều quan trọng hơn để làm hơn là theo đuổi giấy tờ. Tự động hóa có thể lo điều này cho bạn. Các phần mềm có thể dõi khách hàng đã nhấn vào link download hay ghé qua form chưa. Dựa trên phản hồi từ khách hàng, phần mềm có thể gửi những nhắc nhở tự động cho đến khi form đó được gửi lại vào inbox của bạn.

  1. Hỏi xin referrals(giới thiệu bạn bè)

Những khách hàng đưa ra lời giới thiệu thường là khách hàng trung thành và đem đến giá trị lâu dài hơn so với khách hàng thu được từ những nỗ lực marketing, theo nghiên cứu công bố của hiệp hội marketing Hoa kỳ mang tên Journal of Marketing. Thêm vào đó, nó không mất gì để tìm thấy họ.

Rất nhiều khách hàng không tự giới thiệu trừ khi bạn yêu cầu họ, rất nhiều chủ doanh nghiệp không có thời gian – hay mức độ thoải mái – để bạn yêu cầu.

Tự động hoá nhưng yêu cầu giới thiệu đảm bảo bạn có thể hỏi xin những contact của họ thường xuyên hơn. Một giao dịch có thể dẫn đến một email đến khách hàng để hỏi xin contact chéo (đổi lại là một discount hay phần quà…)

Khách hàng có thể không nhận ra email được tự động hóa nếu bạn áp dụng những thủ thuật như điền trường liên lạc tự động(merger fields), với “Xin chào…! Tôi hy vọng rằng bạn thấy vui với dịch vụ [sản phẩm] của chúng tôi” trở thành “Chào Mark, hy vọng rằng bạn thấy vui với dịch vụ thiết kế website của chúng tôi”.

Với những lời yêu cầu referrals bạn sẽ dễ dàng tăng trưởng kinh doanh mà không cần phải nghĩ nhiều về nó.

Tagged under: